Ba bảng tài chính siêu lợi hại dành cho người mới bắt đầu kinh doanh

Tài chính doanh nghiệp hoàn toàn khác biệt so với tài chính cá nhân, bởi vì một lẽ bạn đang không chỉ lo cho riêng mình mà “chăm sóc” từ A – Á cho cả công ty, nhân sự và 1001 thứ khác.

Với những bạn trẻ mới ra trường, muốn kinh doanh hoặc bạn là “tay ngang” muốn “bẻ lái” lặn lội startup, việc quản lý tài chính là nỗi lo lắng khiến bạn “trằn trọc mất ngủ”. Những chi phí chồng chéo, hóa đơn lộn xộn và một vài con số nho nhỏ xuất hiện “cái đùng” khiến bạn không khỏi hoang mang khi nhìn vào báo cáo tài chính.

Trong bài viết này, TNEX sẽ gửi đến bạn ba bảng tài chính siêu lợi hại dành cho người mới kinh doanh, xóa tan đi những nỗi muộn phiền về việc quản lý tài chính dành cho doanh nghiệp trẻ. Ba bảng tài chính này có tác dụng, khác biệt và được dùng trong từng hoàn cảnh ra sao, đừng bỏ qua nhé!

Bảng 1: Vốn ban đầu

Với bảng đầu tiên này, chúng ta sẽ tập trung vào nguồn vốn có được và cách phân bổ số tiền này sao cho thật hợp lý và “đáng tiền”. Dù bạn mở nhà hàng hay quán ăn hè phố, dù là quán cà phê thượng lưu hay trà sữa cho học sinh, sinh viên thì bạn vẫn luôn cần ước tính được số tiền mình cần phải “đầu tư” chứ đúng không nào?

Trước đó, bạn có thể dành 3 – 6 tháng góp vốn, kêu gọi đầu tư, rủ bạn cùng hùn vốn làm chung,…sao cho số tiền bạn có trong tay phải đảm bảo được bạn có thể thành lập và vận hành doanh nghiệp ổn định.

Trong bảng vốn ban đầu này, bạn sẽ phải phân loại ra các loại chi phí như sau:

Chi phí một lần: dành cho giấy phép, đăng ký kinh doanh, khai thuế, sự kiện khai trương, quảng cáo, biển hiệu công ty,…

Chi phí thường xuyên: tiền thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân viên, tiền điện, tiền nước, tiền mua thực phẩm, nguyên liệu,…
6 tháng khẩn cấp: chi phí này giúp bạn tiếp tục duy trì kinh doanh khi xảy ra thua lỗ, khi gặp hoạn nạn,… (lấy chi phí thường xuyên nhân với 6 tháng)
Thiết bị và Tài sản khác: nếu bạn phải đầu tư vào máy móc, thiết bị, ứng dụng/công nghệ,… (điều này khá phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp)

Bảng vốn ban đầu không thể thiếu, bởi từ đây nó sẽ giúp bạn đưa ra nhiều quyết định khác phía sau như việc lựa chọn mở shop hay chỉ bán online, mình có nên bán rẻ hơn so với đối thủ cạnh tranh hay không, nếu vốn chưa đủ thì có nên đi vay,…

Bảng 2: Điểm hòa vốn

Khi đã biết đầu tư bao nhiêu tiền, bạn cần biết khi nào có thể hòa vốn. Tức là bạn cần tính được mình sẽ cần bao nhiêu đơn hàng, ký bao nhiêu hợp đồng, bán bao nhiêu sản phẩm,… trong vòng thời gian bao lâu. Khoảng thời gian hòa vốn tốt nhất là từ 2 – 3 năm sau khi thực chiến kinh doanh, tất nhiên điều này còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố như mặt hàng kinh doanh giá trị lớn ra sao, đối tượng khách hàng là ai,…

Khi nào huề vốn (bao lâu) phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đó là điểm hòa vốn mỗi tháng mà bạn cần đạt được để trang trải các chi phí cho cửa hàng.

Ví dụ bạn mở quán cà phê và tính toán được chi phí ban đầu là 30.000.000 đồng cho quán. Vậy để hòa vốn, bạn cần:

30 triệu/30 ngàn = 1000 ly để hòa vốn (nếu bạn bán 1 ly với giá 30 ngàn)
30 triệu/15 ngàn = 2000 ly để hòa vốn (nếu bạn bán 1 ly với giá 15 ngàn)

Hoặc nếu bạn bán nhiều hơn một sản phẩm thì có thể cân đối, phân chia sao cho cân đối (ví dụ bán thêm nước suối, nước ngọt, bánh ngọt,…)

Tin vui, nếu bạn bán hơn mức điểm hòa vốn, tức là có lời thì bạn sẽ đẩy nhanh tiến độ hòa vốn và phát triển tốt doanh nghiệp. Nếu quá 3 – 5 năm mà bạn vẫn chưa đạt được điểm hòa vốn thì bạn thực sự cần ngồi lại xem xét mức độ hiệu quả của mô hình kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch, đánh giá lại sản phẩm, khảo sát lại thị trường,… và tự hỏi NÊN LÀM GÌ TIẾP THEO?

Thậm chí, trong trường hợp chủ doanh nghiệp đi vay vốn để khởi nghiệp, thì bảng hòa vốn và thời gian hòa vốn sẽ cho bạn biết, bạn liệu có khả năng trả nợ sớm hay không hoặc có nên vay thêm để duy trì tiếp “máu” cho công ty.

Bảng 3: Dòng vốn

Dòng tiền (Cash Flow) được hiểu là dòng chảy của tiền, sự vào – ra, thu – chi của một doanh nghiệp. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được mục tiêu tạo ra được một dòng tiền dương, hay nói vui là “Tiền vào ào ào, tiền ra từ từ”, số tiền thu vào luôn lớn hơn số tiền chi ra.

Nói đơn giản, sau bạn thanh toán chi phí hàng tháng xong, trừ đi các loại phí cần thiết, thì số DƯ sẽ giúp bạn biết rõ mình sẽ hòa vốn hay có lời. Nếu tháng nào cũng đều đặn số DƯ vừa đủ, thậm chí là “thắng lớn” thì xin chúc mừng bạn, hẳn việc kinh doanh của bạn đang rất tốt.

Tuy nhiên, trên thực tế, có những trường hợp “dở khóc dở cười” khiến cho số dư của bạn luôn chuyển động lên xuống.

Ví dụ: Khách hàng của bạn không trả tiền kịp thời trong tháng này vì hợp đồng bạn ký là 6 tháng hoặc chi trả muộn hơn 15 ngày chẳng hạn.

Đơn hàng đang tồn đọng, chưa đến tận tay khách hàng, trục trặc vấn đề vận chuyển?

Hay bên phía đối tác đang có vấn đề công nợ, kế toán bất ngờ nghỉ việc,…

Nếu bạn không kịp nhận tiền đúng hẹn trong tháng đó, bạn cần nắm được bạn còn lại bao nhiêu tiền để trả cho nhân viên của mình và các chi phí thường xuyên để duy trì sự “sống còn”.

Đừng quên, “siêu cao thủ” quỹ khẩn cấp rất lợi hại nhé!Chi phí thường xuyên nhân x 6 tháng đấy nhé!

Nếu bạn không chú ý vào việc quản lý dòng tiền, bạn sẽ rất sợ hãi khi biết doanh nghiệp của mình đang “mấp mé” hết vốn, lúng túng tìm kiếm nguồn vốn thêm vào và dễ đưa ra những quyết định không sáng suốt để bảo vệ dòng tiền và nuôi sống “đứa con” mình.

Một bảng ngân sách sẽ giúp bạn quản lý dòng tiện tiện lợi và rõ ràng hơn:

Thể hiện được đầy đủ những nguồn THU và nguồn CHI cụ thể
Ước tính được chi tiêu: phí cố định và phí biến đổi. Điều này giúp bạn có con số cơ sở (lỗ – lời, hòa vốn hay chưa) để chuẩn bị cho những tình huống khác nhau.
Tìm ra được khoảng chênh lệch = Tổng doanh thu – Tổng chi tiêu (ước tính)
Linh hoạt điều chỉnh theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bạn cần theo dõi sát sao bảng ngân sách và kế hoạch mỗi ngày/tuần/tháng để thăm khám sức khỏe tài chính doanh nghiệp, nếu cảm thấy “bị đau” (đi sai hướng, lỗ, thất thoát) sẽ biết tìm cách chữa trị (tìm thêm vốn, nâng cao chất lượng sản phẩm,…)

Tổng kết:

Vì sao lại cần đến 3 bảng tài chính? Thứ nhất, nó giúp bạn phân định từng phân khúc với số tiền bạn có được (bảng vốn ban đầu), tiếp đến cho bạn biết khi nào bạn có thể thu hồi vốn với số tiền đã bỏ ra ban đầu (bảng hòa vốn). Cuối cùng trong quá trình đó doanh thu của bạn tăng trưởng ra sao, dòng tiền ổn định hay bấp bênh và tác động để lời – lỗ (bảng dòng tiền).

Bạn sẽ không bị nhầm lẫn các con số, hạng mục với nhau, ngoài ra, bạn nên lập một tài khoản dành riêng cho công ty mình. Tránh để tiền bạc cá nhân lẫn lộn với tiền kinh doanh thu – chi gây nên nhiều phiền toái, hiểu lầm.

TNEX – Ngân hàng thuần số tốt nhất Việt Nam